Порядок расчета и выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска

Любой сотрудник, исполняющий свои рабочие обязанности по официальному договору, имеет право на отпуск и может самостоятельно решить, как им распорядиться в рамках, установленных законом. Если работник не использует период официального отпуска по назначению, он может рассчитывать на его компенсацию в денежном эквиваленте. Главное соблюдать условия, продиктованные нормами закона, и знать установленный порядок.

Правила расчета компенсации отпуска

Прежде чем приступать к формальным расчетам, нужно учесть необходимые условия. Для процедуры характерны некоторые требования и нюансы, которые всегда нужно иметь в виду, чтобы получить выплаты.

Во-первых, сотрудник имеет право рассчитывать на компенсацию, если он:

• уже отработал больше половины месяца;
• сотрудника увольняют не из-за его вредоносных действий;
• работает (или работал) по трудовому договору (например, кто-то работает по гражданско-правовому, и ему выплаты не полагаются).

В каких случаях предусмотрена компенсация за период заслуженного отпуска, которым сотрудник не воспользовался:

• если он увольняется, и хочет получить возмещение вместе с остатком зарплаты;
• если сотрудник не отправлялся на отдых, но остается на работе.

Общий стаж сотрудника также имеет значение – он будет выступать конкретным расчетным периодом. Известно, что Трудовой кодекс четко регламентирует, что можно считать полноценно отработанным временем, а что в него не входит.

Что считается частью полноценного стажа:

• по факту отработанные часы и дни;
• дни, когда работник не исполнял своих обязанностей, но его рабочее место фактически за ним сохранялось – оплачиваемый отпуск, выходные и праздничные дни и т.п.;
• период, на который сотрудник неправомерно был отстранен от своих обязанностей, но позже восстановился;
• выходные и отгулы, которые работодатель предоставил работнику по просьбе последнего – в общей сумме такой период не должен превышать двух недель.

Частью стажа – расчетного периода – не будут являться дни, когда сотрудник:

• пропустил работу по неуважительной причине;
• находился в декрете или отпуске по уходу за маленьким ребенком (до трех лет).

Важно понимать, что, когда речь идет о годе как о расчетном периоде, имеется в виду не календарный год, а одиннадцать месяцев – установленный законом рабочий год.

Чтобы определить, есть ли у сотрудника основания для требований денежного возмещения за неиспользованный период отпуска, нужно обратить внимание на следующие правила.

Если сотрудник хочет получить данную компенсацию при увольнении, условия следующие:

1. Полное возмещение (28 календарных отпускных дней) по закону полагается тем работникам, которые отработали минимум двенадцать месяцев.
2. Если сотрудник отработал от пяти до одиннадцати месяцев включительно, то он может рассчитывать на полное возмещение только в тех случаях, если:

• компания, в которой он работал, была ликвидирована;
• его уволили по результатам сокращений в штате;
• если он вынужденно оставил место работы (например, из-за военного призыва и так далее).

1. В остальных случаях выплаты рассчитываются индивидуально.

Если гражданин не использовал период своего отпуска (или у него осталось несколько неиспользованных отпускных дней), то в некоторых случаях он также может рассчитывать на компенсацию. Правда, у такой процедуры свои нюансы, о которых мы поговорим отдельно.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Компенсация, как мы уже заметили, выплачивается за определенный период. В расчет последний рабочий год (или меньший срок, если сотрудник не успел доработать полный период) перед тем месяцем, когда сотрудник потребовал выплат.

Что учитывается в расчетах средств, положенных к выплате:

• полагаемый отпускной срок, за который рассчитывается компенсация;
• различные выплаты, которые имели место в период работы сотрудника;
• средний доход сотрудника за день.

Кратко пройдемся по каждому пункту, чтобы понимать, о чем речь.

Период отпуска в установленном законом порядке составляет 28 дней. В некоторых трудовых отношениях срок может быть иным, все зависит от условий работы. Стоит заглянуть в трудовой договор, в котором обязательно указаны все условия, касающиеся отпуска – в частности, в документе должно быть сказано об отпускных сроках.

Учитываемые выплаты, которые получал сотрудник в течение расчетного периода, могут представлять собой:

• непосредственно, сама заработная плата;
• различные премии и другие денежные вознаграждения;
• надбавки за переработки, дополнительные выходы на работу в выходные и т.п.;
• вознаграждения на работу в опасных условиях;
• повышенные коэффициенты и так далее.

Средний доход за один рабочий день нужно рассчитать. Есть несколько вариантов расчета, все зависит от того, отработал ли сотрудник полный рабочий год или нет.

Если полный период отработан, то можно следовать следующей формуле:

Складываем суммы всех полученных за период выплат – делим на двенадцать месяцев – полученную сумму делим на среднее количество дней в месяце (традиционно используют показатель 29,4).

Если рабочий год не отработан полностью, то сначала необходимо вычислить показатель, отражающий общее количество дней в неполном календарном месяце. Звучит, на первый взгляд, непонятно, но на деле несложно:

Среднее количество дней в месяце делим на общую сумму календарных дней в одном месяце – Полученную сумму умножаем на все количество дней, которые сотрудник успел отработать за месяц.

Когда у нас есть этот показатель, берем следующую формулу для расчета среднего дохода за день:

Складываем сумму всех полученных выплат (если сотрудник успел их получить за отработанный период) и делим на дни в неполном календарном месяце.

Что касается финальной формулы, которая используется для расчета компенсации, она совсем простая:

Средний доход за день нужно умножить на то количество отпускных дней, которые не были использованы сотрудником.

Так выглядит общая система расчетов, но на практике могут возникнуть различные индивидуальные условия, которые нужно учитывать:

1. Необходимо правильно определить количество дней, за которые требуются выплаты – в расчет идут не обязательно 28 законных отпускных дней, а только те, в которые вы работали вместо того, чтобы отдыхать.
2. В общую формулу расчетов также нужно вписывать не только ежегодный традиционно установленный отпуск, но и дополнительные периоды отдыха, если работодатель их предоставлял.
3. На бумаге (во время расчетов) в качестве тех или иных показателей часто получаются числа с десятичными знаками (например, 9,55 дней). Для чистоты расчетов такие числа следует округлять до целых. Минздравсоцразвития РФ рекомендует делать это в пользу работника (в данном примере – до десяти целых).

Что нужно сделать, чтобы получить компенсацию

Выступить с инициативой о компенсировании неиспользованного отпускного периода может только сотрудник. Работник имеет право не предлагать этого, но обязан отреагировать на просьбу работника.

Если планируется увольнение, сотрудник должен подать соответствующее заявление работодателю.

Это может быть отдельное заявление, которое подается уже после того, как официальный день прекращения работы в данной организации известен. Оно отражает конкретную просьбу выплатить средства за те отпускные дни, которые работник за последний рабочий год не реализовал. В заявлении указываются все основания и показатели:

• сколько дней на отпуск ему причиталось;
• сколько их них он не провел непосредственно в отпуске;
• сколько в денежном эквиваленте сотрудник просит вернуть, отталкиваясь от показателей и расчетов.

Также просьба возместить неиспользованный период может содержаться в заявлении об увольнении.

Если сотрудник не планирует увольняться, то он может подать заявление по итогу рабочего года (он не обязательно должен совпадать с календарным), в котором остались неиспользованные отпускные.

Когда выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск

Если сотруднику полагается денежная компенсация при окончании работы, то крайний срок, когда работодатель обязан ему все выплатить – день увольнения. То есть, последний отработанный день. Компенсация выдается вместе с зарплатой и всеми остальными причитающимися сотруднику выплатами.

Замена отпуска денежной компенсацией

Если сотрудник не собирается увольняться, то он также может просить работодателя о компенсации. Однако в таком случае обстоятельства этой процедуры не так однозначны.

Во-первых, какие факторы тут играют важную роль:

1. Сотруднику должны полагаться отпускные дни, которые в своей сумме превышают 28 дней – за определенный рабочий период.
2. Компенсация также будет начисляться не за все 28 положенных по закону дней, а за период, который превышает этот показатель. Например, механику Василию полагается в этом расчетном периоде 35 отпускных дня. Из них 28 – установленные законом, а еще 7 – дополнительные. Именно за эти семь дней Василий может попросить выплаты.
3. Данный работник должен самостоятельно выразить свое желание не отправляться на отдых, а отработать эти дни, но при этом получить компенсацию.

Сотрудник также пишет заявление и подает его работодателю. Что должно быть в содержании подобного заявления:

1. Данные сотрудника.
2. Данные работодателя – должность, инициалы – в дательном падеже. Например, “Генеральному директору, Савину М.Е.”
3. Просьбу заменить количество дополнительных календарных отпускных дней денежной суммой.

Однако на этом моменте воля работника, чаще всего, заканчивается. Работодатель рассматривает заявление, и последнее слово остается за ним. Это значит, что он может согласиться и начислить выплаты, но также он имеет право отказать сотруднику в его просьбе и побудить его отправиться в отпуск.

Если работодатель идет навстречу сотруднику, он издает соответствующий приказ, в котором содержится его распоряжение заменить денежными средствами те дни, которые превышают основной законный отпуск.

В некоторых случаях замена отпуска денежными средствами невозможно по закону. Кому не полагается такая процедура:

• женщинам в положении;
• несовершеннолетним сотрудникам;
• людям, которые работают в опасных условиях или с вредными для организма веществами.

Однако в случае увольнения это ограничение снимается, и данные категории лиц также вправе рассчитывать на компенсацию.