Что такое приходный кассовый ордер?

Кассир организации не может просто так принять от клиента деньги и положить их в кассу. Он обязан оформить этот процесс документально. Для этого делается приходный кассовый ордер. Этот документ дает основание для внесения денежных средств в кассу организации. К примеру, это может быть выручка от сотрудников, оплату от контрагентов или покупателей.

Если вы заинтересованы в приходном кассовом ордере, возможно, вам потребуются услуги бухгалтера. Он подскажет, как правильно оформить все операции с наличностью, составить и сдать отчетные документы в налоговую и другие фонды. Хороший бухгалтер — залог удачного бизнеса.

Основная информация

Приходным кассовым ордером называют элемент первичной документации. Он требуется, в соответствии с законом, для учета кассовых операций, осуществляемых в организации. С помощью этого бланка в кассу организации ставятся на приход наличные денежные средства.

Для приходного кассового ордера (ПКО) действует специальная форма. Она состоит из двух частей. Первая — сам ордер, вторая — квитанция к нему. В приходном кассовом ордере должна быть отражена следующая информация:

• дата получения денег;
• номер;
• данные плательщика;
• основания принятия денег;
• сумма;
• подписи сотрудников организации (кассир, бухгалтер, руководитель и т.д.) и другая информация.

Подписи плательщика и получателя необходимо заверить должностному лицу. Им может быть работник бухгалтерии, директор организации или другой сотрудник, наделенный таким правом. Кассир является материально ответственным лицом, поскольку работает с наличными деньгами. При устройстве на работу он должен подписать договор о том, что будет нести материальную ответственность.

Как заполняется приходный кассовый ордер?

Выписывать ПКО можно в готовом бланке, заполняя его вручную. Можно делать это на компьютере, а затем распечатывать приходный кассовый ордер. Есть онлайн-программы, позволяющие оформить ПКО. Их неудобство заключается в том, что организация останется без доступа к документам в случае отключения интернета или электричества.

Организациям не запрещено законом разработать собственный бланк. После этого его нужно распечатать в типографии. Приходный кассовый ордер обязательно подписывать вручную, «живыми» подписями. Не разрешается использовать для этих целей электронно-цифровые подписи.

Приходный кассовый ордер не может быть оформлен более чем в одном экземпляре. Кассир обязан зафиксировать его. Для этого организация должна вести журнал. В нем регистрируют приходные и расходные кассовые ордера. Для ООО учет бланков является обязательным. ИП вправе не вести подобного журнала.

Когда кассир внес все данные в приходный кассовый ордер полностью, он должен аккуратно оторвать или отрезать от него квитанцию. Ее отдают плательщику. Чтобы заверить приходный кассовый ордер, кассир должен использовать печать или штамп. На нем необходимо указать реквизиты организации.

Приходный кассовый ордер необходимо заполнить без исправлений, помарок и зачеркиваний. В противном случае бланк будет недействительным, его необходимо переписать.

В соответствии с законодательством, установлен определенный порядок того, что необходимо указать при заполнении приходного кассового ордера:

1. Во вводной строке — название организации, а также структурного подразделения, если оно есть.
2. Код ОКПО — его берут из уведомления статистики.
3. «Номер документа» — должен быть указан порядковый номер приходного кассового ордера, в соответствии с порядковыми записями в журнале.
4. «Дата составления» — необходимо указать текущее число.
5. «Дебет» и «кредит» — в этих графах должны быть указаны номера счетов, на которые поступают деньги.
6. «Сумма» — сюда необходимо вписать сумму вносимых денег цифрами.
7. «Принято от» — указываются ФИО вносителя денег либо название компании-плательщика. Если деньги вносит сотрудник предприятия, пишут: «принято от ООО через ФИО».
8. «Основание» — нужно указать, откуда пришли денежные средства и название финансовой операции. Например, оплата по накладной №, дневная выручка и т.д.
9. Еще раз «Сумма» — вносимые деньги указывают не только цифрами, но и прописывают полностью.
10. «В том числе» — нужно отметить, входит ли в платеж НДС, его размеры. НДС пишут цифрами.
11. «Приложения» — в этой графе пишут данные документов-оснований для внесения денег (их даты и номера), если они есть. На них ставится отметка о получении с указанием даты.

Пример. В ООО «Снежный дом» поступили деньги за партию проданного мороженого крем-брюле. Их привез водитель компании «Вечное лето». Кассир Чебурашкина Г. П. приняла от него деньги за товар и оформила ПКО. В нем она указала, что 29.08.2019 от ООО «Вечное лето» поступили денежные средства через Милославского А. В. в сумме 50 345 руб. 00 коп. (Пятьдесят тысяч триста сорок пять рублей 00 коп.).

Основание — оплата за товар по накладным №№ 2345а, 2346в, 2347г от 25.07.2019. В кассе предприятия остался ПКО, водителю Чебурашкина отдала квитанцию. Перед этим она расписалась в ПКО и поставила штамп.

Организации должны выписывать приходные кассовые ордера в обязательном порядке. ИП от них могут быть освобождены. Хранить эти бланки необходимо в течение 5 лет. Отсутствие приходных кассовых ордеров в организации чревато неприятностями. Это нарушение правил учета доходов и расходов. Оно считается грубым и влечет за собой штрафные санкции.

Источники:

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»

Указание ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 г

Ст. 120 НК РФ Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов)